Datenschutzhinweise für hinweisgebende Personen (Art. 13 DSGVO)
1. Allgemeine Informationen
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat für uns einen hohen Stellenwert. Nachfolgend informieren wir Sie gemäß Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, wie personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Abgabe und Bearbeitung von Hinweisen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) verarbeitet werden.
Diese Datenschutzhinweise richten sich an alle Personen, die Hinweise im beruflichen Kontext an die interne Meldestelle abgeben (nachfolgend „hinweisgebende Personen“).
2. Verantwortliche Stellen
Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO)
Der jeweils meldestellenpflichtige Auftraggeber (z. B. Unternehmen oder Organisation), bei dem der gemeldete Sachverhalt angesiedelt ist.
Interne Meldestelle (ausgelagert gemäß § 14 HinSchG)
DataSecurITy UG (haftungsbeschränkt)
Kirchstraße 42
89180 Berghülen
Die DataSecurITy UG verarbeitet personenbezogene Daten – je nach Verarbeitungsvorgang – als eigenständig Verantwortliche, gemeinsam Verantwortliche oder als Auftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO.
3. Meldekanäle (Eingang von Hinweisen)
Hinweise können über folgende Kanäle abgegeben werden:
- Hinweisgeber-Portal (Online)
- Telefon
- Brief / Postweg
4. Zwecke der Verarbeitung
Personenbezogene Daten werden ausschließlich zu folgenden Zwecken verarbeitet:
- Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz,
- Kommunikation mit der hinweisgebenden Person,
- Prüfung der Stichhaltigkeit des Hinweises,
- Durchführung gesetzlich vorgesehener Folgemaßnahmen (§ 18 HinSchG),
- Erfüllung gesetzlicher Dokumentations-, Nachweis- und Aufbewahrungspflichten.
5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage folgender Rechtsgrundlagen:
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. §§ 10–18 HinSchG (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung),
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Aufklärung und Verhinderung von Rechtsverstößen),
- Art. 9 Abs. 2 lit. g DSGVO i. V. m. § 10 HinSchG, soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden.
6. Kategorien personenbezogener Daten
Im Rahmen eines Hinweises können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
- Identitäts- und Kontaktdaten der hinweisgebenden Person (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift),
- Angaben zu Personen, die Gegenstand der Meldung sind,
- Inhalte des Hinweises sowie ggf. beigefügte Dokumente oder Informationen,
- Kommunikationsdaten im Zusammenhang mit Rückfragen und Rückmeldungen (z. B. E-Mail-Verkehr, Gesprächsnotizen).
7. Keine anonymen Hinweise
Anonyme Hinweise werden nicht entgegengenommen und nicht bearbeitet.
Bitte beachten Sie: Um einen Hinweis über die interne Meldestelle abgeben zu können, ist die Angabe Ihrer Identität (mindestens Name und eine Kontaktmöglichkeit) erforderlich. Hinweise, die ohne diese Angaben eingehen, werden nicht als Meldung nach dem Hinweisgeberschutzgesetz bearbeitet.
8. Empfänger der Daten
Zugriff auf personenbezogene Daten haben ausschließlich:
- die mit der Bearbeitung betrauten und zur Vertraulichkeit verpflichteten Fallbearbeitenden (Case Manager),
- ggf. weitere Stellen, soweit dies im Rahmen gesetzlich zulässiger Folgemaßnahmen erforderlich ist (z. B. interne Untersuchungsstellen, zuständige Behörden).
Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit dies gesetzlich erlaubt oder erforderlich ist.
9. Vertraulichkeit
Die Identität der hinweisgebenden Person sowie aller in der Meldung genannten Personen wird gemäß § 8 HinSchG vertraulich behandelt. Eine Offenlegung erfolgt nur in den gesetzlich vorgesehenen Ausnahmefällen.
10. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden grundsätzlich längstens drei Jahre nach Abschluss des jeweiligen Verfahrens gespeichert und anschließend gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder anhängigen Verfahren eine längere Speicherung erfordern.
11. Betroffenenrechte
Betroffene Personen haben nach der DSGVO grundsätzlich folgende Rechte:
- Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO),
- Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
- Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO),
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
- Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO).
Diese Rechte können jedoch gemäß Art. 23 DSGVO i. V. m. § 29 BDSG und den spezialgesetzlichen Regelungen des HinSchG eingeschränkt sein, soweit dies zur Wahrung der Vertraulichkeit oder zur Durchführung des Verfahrens erforderlich ist.
12. Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Die Angabe personenbezogener Daten ist erforderlich, um einen Hinweis über die interne Meldestelle abgeben und bearbeiten zu können. Ohne Identitäts- und Kontaktdaten kann keine Bearbeitung als Meldung nach dem Hinweisgeberschutzgesetz erfolgen.
13. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt.
14. Aktualität
Diese Datenschutzhinweise entsprechen der aktuell geltenden Fassung der DSGVO und des Hinweisgeberschutzgesetzes.
Stand: 01/2026